Muito associados ao seu caráter protetivo contra fraudes e uma série de exposições que podem colocar em risco o negócio de uma empresa, como corrupção, desvio e lavagem de dinheiro, favorecimento em licitações ou impactos na cultura organizacional, os controles internos cumprem, de forma efetiva, o relevante papel de oferecer suporte à gestão de negócios, desde o planejamento estratégico, execução e controle de processos, até a tomada de decisões críticas.
De acordo com a Financial Accounting Standards Board (FASB), controle interno consiste num conjunto de políticas e procedimentos que são desenvolvidos e operacionalizados para garantir razoável certeza acerca da confiança que pode ser depositada nas demonstrações financeiras e nos seus processos correlatos, bem como na correta apresentação daquelas demonstrações financeiras, garantindo que foram preparadas de acordo com os princípios de contabilidade geralmente aceitos e que incluem políticas e procedimentos de manutenção dos registros contábeis, aprovações em níveis adequados e salvaguarda de ativos.
Segundo o Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), os controles internos asseguram o atingimento dos objetivos, de maneira correta e tempestiva, com a mínima utilização de recursos.
A implementação dos controles internos numa organização deve ter como premissas básicas, de uma forma geral, a padronização e documentação das rotinas internas, normas e processos, bem como a atribuição das obrigações de cada funcionário, suas funções e responsabilidades, sem que haja sobrecargas que possam comprometer a eficiência na execução de processos críticos, a definição clara sobre o tratamento e responsabilização a uma eventual irregularidade, além da avaliação acerca dos recursos consumidos na execução de determinado controle em comparação aos benefícios gerados.
Cada empresa pode estabelecer os seus próprios sistemas de controles internos, no entanto, existem alguns modelos essenciais para organizações de qualquer porte, como os controles administrativos, contábeis, controles de gestão dos recursos humanos e controle das instalações e equipamentos.
Como exemplos de controles internos, estão:
TREINAMENTO E CAPACITAÇÃO
Pessoas são fundamentais para o sucesso do compliance e, se é verdadeira a afirmação de que cada organização tem o controle que sua administração consegue construir, não resta dúvida sobre importância da capacitação e treinamentos das pessoas na execução do que foi planejado.
CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA
Este controle tem como objetivo disseminar tudo o que foi definido pelo nível estratégico e deve conter os objetivos da empresa, princípios da organização, o que é e o que não é permitido e as multas e punições pelo descumprimento das regras.
CONTROLE DE QUALIDADE
Essencial para a otimização da eficiência dos processos e para a redução de custos, permite mapear as áreas e processos com mais propensão a situações de risco.
AUDITORIA INTERNA
Otimiza os processos da empresa para o alcance de um melhor desempenho organizacional através da estruturação de todos os dados necessários de documentação fiscal e na identificação de possíveis pontos estratégicos que impactam na conformidade.
CANAL DE DENÚNCIAS
Importante instrumento de comunicação, informação e controle, que atua na prevenção, detecção e dissuasão de delitos e atos questionáveis nas organizações, como vazamento de informações, condutas que se desviem do código de ética elaborado pela organização, fraudes financeiras e contábeis, crimes de corrupção, entre outros.
SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
Visa assegurar a proteção dos dados da empresa. A segurança da informação deve ser um dos pilares estratégicos de qualquer organização nos dias atuais.
GESTÃO DE TERCEIROS
Controle do relacionamento com fornecedores, prestadores de serviço, parceiros de negócios, entre outros agentes externos, buscando maiores informações sobre quais serviços são terceirizados, como sua organização se envolve e analisa as informações de um fornecedor.
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