Sabendo que muitos planos de ação (principalmente aqueles que se originam de pontos de atenção da auditoria) falham em suas conclusões, descrevemos neste pequeno artigo, a lista das cinco razões mais comuns para que esta situação aconteça. Longe da pretensão de esgotar o tema, esperamos trazer os casos com os quais nos deparamos mais usualmente em projetos.
Certamente, um dos maiores desafios das empresas consiste em levar os objetivos previstos no planejamento para a prática e conclusão. O gestor que não apenas sabe criar um plano de ação, mas efetivamente tem a habilidade para montar sua estruturação, alocação de recursos e formas de cobrança, leva a resultados e ao cumprimento de seus objetivos.
Mas muitas pedras se encontram no caminho do sucesso. Vamos à nossa pequena lista:
1) Problemas de definição do objetivo e escopo do plano de ação:
Como diversas vezes a origem de um plano de ação se dá pelo reporte de um ponto de fragilidade decorrente de procedimentos de auditoria, há a possibilidade de que o maior foco se dê no problema reportado e nos riscos acarretados, e menos na montagem e definição de objetivos reais de melhoria. Isto pode levar o projeto ou plano de ação a uma perda gradual de sentido, minando o comprometimento da equipe envolvida e de seu gestor, levando a um fracasso em sua conclusão.
2) Problemas na atribuição de responsabilidades:
Este tipo de problema acontece com maior frequência em estruturas mais complexas de equipe, em empresas de maior porte, ou mesmo em planos de ação que envolvam múltiplos departamentos. Se não há ferramentas ou mecanismos para que a responsabilidade por tarefas ou fases do plano de ação sejam atribuídas diretamente a colaboradores específicos, maiores as chances de que a tarefa não seja realizada ou mesmo um colaborador fique aguardando a execução por outro. É a famosa frase “deixa que eu deixo”.
3) Problemas no acompanhamento de prazos:
Em diversas ocasiões e situações, os planos de ação são definidos em reuniões e seus prazos e responsáveis registrados em atas. E não é incomum que o acompanhamento e a cobrança dos prazos somente sejam realizados na reunião seguinte, sem mecanismos ou ferramentas estruturadas para monitorar e alertar sobre prazos de atividades. O resultado deste tipo de abordagem normalmente se traduz em prazos frequentemente renegociados e estouro de projetos.
4) Problemas no planejamento de recursos:
A estruturação das atividades de planos de ação é um dos passos mais comumente negligenciados no planejamento. A estruturação é o passo que permitirá uma correta alocação dos recursos necessários para a conclusão de cada uma das fases e atividades do projeto. Tais recursos podem compreender pessoal, equipamentos, sistemas e orçamento. A consequência direta da falta de estruturação é uma alocação deficiente dos recursos, geralmente levando a uma paralisação do projeto, seja por falta de orçamento, pessoal capacitado, ou qualquer outro recursos essencial para sua conclusão.
5) Falta de visão e revisão estratégica:
Os planos de ação, em sua grande maioria, possuem prazos de execução proporcionais ao seu nível de complexidade. Isto quer dizer que não é incomum a execução de projetos previstos para meses ou anos. A tendência comum em projetos amplos é um foco crescente nas atividades táticas e operacionais, pois há um esforço considerável de consolidação para que a visão geral seja obtida.
Neste sentido, uma adequada montagem estruturada das atividades, fases e deliverables, permitirá o monitoramento do projeto com a visão de todo, estratégica. Isto facilitará qualquer correção de rumo necessária para o sucesso em sua execução, sem a qual, o projeto poderá andar, mas sem seu rumo correto.
A estruturação dos planos de ação, desta forma, é a atividade fundamental e inicial que montará o alicerce para que os responsáveis, prazos e recursos sejam adequadamente definidos e monitorados. Adicionalmente, a utilização das ferramentas corretas, que assegurem um correto registro e acompanhamento de cada andamento é uma poderosa aliada do gestor e daqueles responsáveis pelo sucesso dos esforços corporativos.