Aprenda a conduzir investigações internas com eficiência e segurança, garantindo processos transparentes e embasados em boas práticas.
Não há dúvidas de que as investigações internas desempenham um papel essencial na garantia da integridade organizacional. Quando conduzidas de forma estruturada, essas investigações permitem não apenas identificar e corrigir irregularidades, mas também fortalecer e disseminar a cultura de compliance dentro da empresa.
Porém, é preciso ressaltar que, para que os resultados sejam, de fato, relevantes, será preciso seguir algumas boas práticas que envolvem questões como transparência, imparcialidade e, claro, respeito às regras internas e externas.
Mas afinal, como dar o primeiro passo e aproveitar os benefícios desse cuidado? Para te orientar, preparamos um post completo, com as melhores ações de investigações internas e o caminho para estruturar esse projeto com foco na integridade do negócio. Acompanhe e anote as nossas sugestões!
Qual a importância de um processo imparcial e bem estruturado?
O primeiro passo para quem deseja adotar investigações internas eficientes é, sem dúvida, montar um processo consistente, muito bem estruturado. Isso significa que será preciso garantir que todas as apurações sejam feitas de modo sistemático, ajudando a proteger a organização contra qualquer tipo de alegação de manipulação ou de parcialidade de informações.
Uma vez estabelecido um protocolo claro, é possível garantir que todos os envolvidos, seja o denunciante ou o acusado, sejam tratados de forma justa e em conformidade com as diretrizes da governança corporativa.
Além disso, é importante que o processo seja sólido e totalmente imparcial. Ou seja, sem influências externas. Com isso, será mais fácil garantir que as análises se mantenham unicamente focadas nos fatos.
Podemos dizer, portanto, que adotar a imparcialidade é algo crucial, uma vez que qualquer opinião pode prejudicar a confiança dos funcionários, além de interferir negativamente na imagem da empresa em seu mercado de atuação.
Já para implementar um processo de investigação interna imparcial, será preciso voltar os olhares para alguns pontos específicos. A seguir, falamos brevemente sobre eles. Anote!
Adotando a imparcialidade em investigações internas
Contar com uma equipe independente: o time responsável pelo processo de auditoria interna terá que ser formado por usuários livres de qualquer vínculo direto com os envolvidos;
Procedimentos padronizados: é interessante deixar muito claro quais são as etapas que envolvem esse projeto. Além disso, identificar os recursos e os prazos necessários para executar cada atividade ao longo da investigação é um cuidado crucial;
Treinamento adequado: obviamente, os profissionais que farão as investigações internas precisarão estar devidamente capacitados para lidar com esse processo. Isso envolve o conhecimento em ética, direitos trabalhistas, compliance, além da capacidade de apresentar empatia e transparência.
Como definir as etapas das investigações internas?
Como você pode imaginar, para elaborar uma auditoria interna eficiente é preciso contar com etapas muito bem determinadas. Em outras palavras, será necessário garantir que todas as ações sejam realizadas de acordo com um cronograma, sem que nenhuma fase seja deixada para trás.
As diferentes fases do processo, por sua vez, precisam ser determinadas conforme o tipo de irregularidade que será apurada. Mas, de um modo resumido, elas poderão ser categorizadas como mencionamos nos tópicos abaixo.
Abertura da investigação interna
Uma denúncia pode ser feita de inúmeras maneiras, principalmente por meio dos canais oficiais da empresa. Seja como for, quando isso acontece, o líder ou o time responsável será encarregado de abrir, de modo formal, uma investigação. Nesse momento, é essencial registrar todas as informações necessárias e relevantes. A partir disso, o responsável terá que definir qual será a comissão desse procedimento.
Apuração de informações
Coletar dados é um cuidado fundamental em uma gestão de auditoria. Ao longo disso, o time encarregado terá que reunir o máximo de provas que endossem a denúncia. Esse é o caso de depoimentos de testemunhas, verificação de documentos, bem como outros fatores que ajudem a deixar a alegação mais completa.
Análise cuidadosa de dados
Assim que as informações forem apuradas, vem o momento de analisar com cuidado os dados, prezando por um trabalho criterioso. É nesse momento que a equipe precisará checar as evidências, entendendo todo o contexto da denúncia. Aqui, também é interessante identificar possíveis falhas e, em paralelo, determinar as responsabilidades.
Conclusões e direcionamentos
Assim que a análise das informações for feita, a equipe de profissionais precisará partir para a próxima fase: elaborar um relatório conclusivo. Neste material, deverão ser apresentadas as conclusões desse processo cuidadoso, identificando possíveis violações. Ainda nesse documento, os responsáveis terão que recomendar as medidas necessárias para reverter o problema.
Acompanhamento periódico
Engana-se quem pensa que as investigações internas se encerram com a aplicação de medidas corretivas. Pelo contrário! Após a conclusão de todas as fases, é fundamental que os responsáveis acompanhem a implementação das recomendações e avaliem a eficácia das ações adotadas. Dessa forma, a organização poderá garantir que as irregularidades não se repitam no futuro.
Em linhas gerais, podemos dizer que ter essas fases muito bem estabelecidas é algo que facilita o desenvolvimento da investigação, além de assegurar que o processo ocorra de maneira justa e transparente, tratando todos os envolvidos da maneira adequada.
Qual a importância de prezar pela confidencialidade?
Em se tratando de investigações internas, prezar pela confidencialidade é algo imprescindível para fazer com que esse processo seja conduzido de forma profissional e com base na ética.
O motivo? Explicamos já: a confidencialidade serve para proteger desde os envolvidos na auditoria interna, até a organização em si, evitando exposições públicas que sejam capazes de interferir na reputação e imagem da marca.
Mas, não termina por aí. Uma vez em ação, a confidencialidade auxilia no cumprimento das regras de compliance — normas que exigem que todas as informações apuradas no decorrer da investigação interna sejam devidamente protegidas, a fim de evitar vazamentos de informações sigilosas.
Ainda não sabe o que deve ser feito para assegurar que a confidencialidade faça parte desse procedimento? Para começar, você pode seguir algumas recomendações básicas.
Acesso restrito: somente os profissionais diretamente envolvidos na investigação interna devem acessar as informações sensíveis. Isso vale para membros do time da auditoria, gestores que fazem a supervisão e advogados que acompanham o processo.
Ferramentas seguras: contar com a tecnologia é algo que pode te ajudar — e muito! — a garantir a confidencialidade do caso. Ao longo da investigação, todas as informações precisam ser armazenadas de um modo seguro, podendo contar com o uso de plataformas criptografadas e sistemas que fazem o gerenciamento de dados.
Treinamento de profissionais: a capacitação de funcionários também é essencial para que todos tenham noção da importância da confidencialidade e os riscos em caso de vazamento de informações. Tal treinamento deve contar com a presença de auditores, gestores e qualquer outro indivíduo que faça parte da investigação;
Protocolos específicos: fora o treinamento, é necessário que os membros da equipe responsável assinem acordos de confidencialidade. Essa documentação precisa estabelecer, de modo claro, a responsabilidade de cada um em manter os dados restritos ao longo do processo. Em alguns casos, ainda há a possibilidade de incluir um período adicional de sigilo, que deve ser mantido mesmo após a investigação terminar;
Pós-investigação: ao concluir esse trabalho, os resultados precisarão seguir em sigilo total, até que a última decisão seja tomada. Evite, assim, divulgar informações dentro ou fora da empresa. E, caso isso seja feito, preze pelo máximo de cautela e rigor.
Como criar uma comunicação transparente durante a investigação?
Sim, sabemos que manter a confidencialidade é um cuidado fundamental no decorrer de uma auditoria interna. Entretanto, a comunicação clara e objetiva também tem o seu papel ao longo deste trabalho.
Fazer com que os stakeholders fiquem bem informados a respeito do andamento do caso é algo crucial e que deve ser mantido para que a investigação interna seja encarada como um processo justo e, especialmente, sem parcialidade.
Para tanto, a comunicação precisa seguir com uma abordagem restrita. Ou seja, todas as atualizações sobre a evolução do processo devem ser realizadas diretamente com os envolvidos — sem violar o sigilo que esse trabalho exige. Ainda é interessante seguir com diálogos altamente transparentes, para evitar qualquer tipo de incerteza ou expectativa equivocada.
Se possível, tome medidas para garantir que as partes entendam as razões pelas quais o projeto está sendo conduzido, além dos próximos passos que devem ser tomados para que os resultados sejam obtidos. Por fim, e caso a investigação demande medidas disciplinares, tenha em mente que a comunicação com os envolvidos seja firme e clara, com foco em esclarecer os motivos pelos quais essas atitudes foram tomadas.
Com essa leitura, ficou claro: conduzir as investigações internas por um caminho seguro e alinhado às práticas de compliance é algo imprescindível para garantir que a empresa atue com ética e integridade.
Por isso, é tão importante criar um processo sólido, estruturado, com todas as etapas definidas. São cuidados que, a princípio, podem exigir um trabalho extra, mas, a longo prazo, te ajudarão a resolver irregularidades, fortalecendo a cultura organizacional e melhorando a reputação do negócio no mercado.
Esperamos que essa leitura tenha te ajudado a entender mais sobre a importância das investigações internas e em como conduzir esse processo, tão detalhado.
Caso queira continuar acompanhando outros conteúdos como este, aproveite para curtir a nossa página no Facebook e conferir as novidades em primeira mão. Te esperamos lá!