A gestão de operações é o coração de toda e qualquer empresa. Afinal, ela possibilita abranger desde o planejamento estratégico, até a execução de diferentes processos, a fim de garantir a entrega dos serviços e produtos aos seus clientes, com total eficácia. Ou seja, um simples erro consegue gerar uma série de problemas, interferindo na imagem da marca e nos resultados financeiros de toda a organização.
Entretanto, uma ótima maneira de evitar dor de cabeça é investir em auditorias, a fim de assegurar que cada etapa esteja funcionando de acordo com o esperado, sempre conforme os regulamentos e leis vigentes. Mas afinal, como conciliar esses elementos, tão importantes para um negócio? Ou então, como ter a segurança e que a auditoria interna não vá prejudicar o fluxo das operações?
É sobre isso que falamos neste post especial. Abaixo, confira dicas para conquistar excelentes resultados, usando estratégias que ampliem a confiabilidade de seus processos, sem interrupções dentro do seu negócio. Boa leitura!
A importância da auditoria em uma empresa
Não tem jeito: as auditorias são cruciais para a saúde de toda e qualquer empresa, seja uma corporação tradicional ou uma startup recém-fundada.
Isso porque, elas favorecem a análise de todos os processos da organização, com foco na identificação de erros e visando garantir a conformidade com diversas regulações. Em outras palavras, o foco é prevenir, ao máximo, qualquer tipo de risco.
Podemos dizer que, muito além de uma simples exigência legal, a auditoria surge como uma verdadeira oportunidade para verificar os procedimentos internos presentes em um negócio e, dessa forma, encontrar caminhos para realizar boas melhorias.
Fora isso, uma auditoria, quando bem feita, consegue proporcionar inúmeros benefícios para uma empresa. Entre os principais deles, destacamos os seguintes:
melhoria nos processos operacionais: ao encontrar falhas ou, em alguns casos, desperdícios, a organização consegue adotar soluções para tornar os seus processos mais otimizados, economizando recursos;
conformidade regulatória: a auditoria é essencial para assegurar que um negócio permaneça alinhado com as regras legais. Uma vez em ação, esse cuidado é fundamental para quem deseja fugir de multas e diversos outros problemas previstos na legislação;
mais transparência: esse é um cuidado-chave para fortalecer a imagem da empresa no mercado e, desse modo, ampliar a confiança dos investidores, bem como de seus clientes e fornecedores;
minimização de riscos: por último, a auditoria consegue reduzir — e muito! — a possibilidade de erros que poderiam ser cometidos e, com isso, acabar comprometendo as metas e os resultados do negócio.
Razões para investir na gestão de operações
É inegável que existem inúmeras vantagens na gestão de operações. Quando realizada de maneira eficiente, essa decisão estratégica consegue proporcionar frutos tangíveis e intangíveis para diferentes modelos de negócio.
Para se ter uma ideia, uma gestão de operações devidamente estruturada garante que os recursos da organização sejam usados da maneira correta, oferecendo produtos e serviços prontos para suprir os padrões de qualidade esperados e, por fim, mantendo o público-alvo satisfeito.
Mas afinal, será que você sabe quais são as vantagens gestão de operações? Algumas delas são:
Mais produtividade
Os processos bem estruturados e monitorados ajudam a mitigar o desperdício de tempo e dinheiro. Como resultado, a organização consegue aproveitar de mais produtividade, a fim de potencializar os seus lucros a médio e longo prazo.
Redução de custos
Assim que identificar e cortar as inutilidades nos processos, será possível operar utilizando cursos menores. E, uma vez em ação, essa prática é excelente para ampliar a margem de lucro de um negócio.
Agilidade e flexibilidade
Ao adotar uma boa gestão de operações, os empresários e gestores fazem com que a organização se adapte tranquilamente às mudanças do mercado, estando sempre preparada para enfrentar qualquer desafio, seja em relação às transformações de demanda ou às novas regulamentações que precisam ser seguidas.
Alocação de recursos efetiva
Assim que identificar e compreender as operações internas de uma organização, será possível alocar melhor os seus recursos, sejam eles humanos, financeiros ou materiais. Tudo isso, de um jeito mais eficiente, com foco na garantia de um retorno mais alto sobre o investimento.
Produtos e serviços de qualidade
Adotando processos bem estruturados e constantemente monitorados, a empresa conseguirá assegurar que os seus serviços e/ou produtos oferecidos estejam cada vez mais prontos para satisfazer os desejos e necessidades de seus clientes. Como efeito, será possível transmitir confiança e credibilidade, ampliando a boa reputação da marca e, consequentemente, atraindo os olhares de bons investidores e parceiros.
Passo a passo: fazendo uma auditoria que não comprometa a gestão de operações
Antes de “colocar a mão na massa”, é preciso entender quais são as estratégias essenciais para serem implementadas, promovendo uma auditoria eficiente e sem interferir negativamente nas operações do seu negócio. São ações simples, acessíveis e que, ao serem implementadas, conseguirão tornar todo esse processo mais eficaz. Vamos conhecê-las?
Mapeie um fluxo de processos
Para iniciar uma auditoria certeira, você terá que mapear, com detalhes, o fluxo de processos da organização. Na prática, isso significa: documentar todas as etapas das operações, indo desde a chegada de matérias-primas, até o envio do produto ou do serviço ao cliente final.
Para exemplificar, imagine uma organização que atua no setor de alimentos. Logo, um mapeamento completo deverá incluir etapas como:
aquisição dos ingredientes;
controle de qualidade;
produção;
embalagem;
distribuição.
Já com o fluxo bem catalogado, será possível encontrar erros e vulnerabilidades, tornando a auditoria muito mais fácil e sem a necessidade de interromper o trabalho.
Nesse momento, também é interessante utilizar ferramentas próprias para essa finalidade, como softwares ou diagramas de fluxo. Se possível, envolva times diretamente ligados a cada fase do processo, para ter a certeza de que nenhum dado foi omitido.
Desenvolva um planejamento estratégico para auditoria
Não se engane: fazer uma auditoria sem o devido planejamento pode gerar inúmeros problemas para a empresa. Com isso em mente, o ideal é criar um cronograma claro, objetivo e bem definido, estabelecendo os seguintes fatores:
qual será o escopo da auditoria;
quais serão os setores auditados;
quais serão os processos que passarão pela auditoria;
quem serão os responsáveis por oferecer as informações necessárias;
quem serão os responsáveis por prestar apoio ao longo da auditoria.
Quer ver só? Uma rede de varejo pode planejar a auditoria inicial dos setores de estoque. Em seguida, o processo pode englobar a área de vendas. Desse jeito, é possível impedir que todo o negócio seja impactado ao mesmo tempo.
Além disso, lembre-se de comunicar esse planejamento com certa antecedência aos envolvidos e às áreas impactadas. Esse é um cuidado fundamental para diminuir possíveis resistências e criar um clima colaborativo.
Até porque, um planejamento sólido e estruturado faz com que os colaboradores saibam como se preparar para possíveis mudanças, além de terem consciência do que está por vir.
Conte com uma empresa de auditoria experiente
Em muitos casos, contar com uma empresa de auditoria é o melhor caminho, principalmente se o processo exige conhecimentos ou recursos que os seus times não possuem.
Normalmente, as empresas especialistas no assunto já contam com uma perspectiva imparcial, altamente capacitada para analisar os processos. Fato este que acontece bastante nas startups de tecnologia — empresas que cresceram rapidamente e, em alguns casos, nunca passaram por uma auditoria formalizada.
Nessas condições, contratar uma empresa terceirizada pode assegurar que os processos operacionais e financeiros sejam verificados com rigor, sem impactar no foco da equipe, bem como no crescimento de todo o negócio. Para tanto, o ideal é sair em busca de parceiros que já tenham uma certa experiência no setor de atuação da sua organização, já que esse diferencial consegue minimizar o tempo de adaptação e aumentar a assertividade do projeto.
Torne os processos automatizados
Pode confiar: a automação é um dos melhores caminhos para reduzir o impacto das auditorias na gestão de operações.
Por exemplo, os famosos Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (ERPs), proporcionam que informações importantes sejam absorvidas e catalogadas de modo automático, tornando todo esse processo mais simples e, claro, facilitando o acesso aos dados.
Para não ter erro, considere investir em programas que automatizam a análise e a coleta de informações, como relatórios sobre estoque, desempenhos operacionais, rotas de entrega, etc.
Fora isso, ferramentas específicas, como sistemas de Business Intelligence (BI) e programas de workflow são ideais para automatizar processos de análise de conformidade e geração de documentos, facilitando a checagem de dados históricos e a identificação de padrões, com foco em prever os riscos com rapidez e precisão.
Como vimos ao longo do post, conciliar a gestão de operações com a auditoria é um cuidado essencial, possível de ser conquistado por meio de um bom planejamento, além do uso de ferramentas indicadas para essa finalidade.
Ao mapear fluxos e contar com bons especialistas, por exemplo, será possível alcançar o sucesso com a auditoria, sem sofrer impactos negativos na rotina da organização.
E então, gostou de entender mais sobre a importância da gestão de operações em uma empresa? Esperamos que sim! Agora, aproveite o momento para compartilhar o link deste post nas redes sociais e ajudar os seus contatos a se atualizarem sobre o assunto. Nos vemos em breve!