A implementação de auditorias, sejam elas externas ou internas, é um cuidado essencial que as empresas adotam para garantir as melhores práticas. Até porque, ao investir nesse processo, também é possível fazer com que o negócio se mantenha de acordo com as normas regulatórias, promovendo toda uma eficiência nas operações de um negócio.
Entretanto, a importância da auditoria está não somente em sinalizar possíveis problemas, mas em auxiliar as organizações a solucionar cada um deles. É aqui, inclusive, que o ato de criar um plano de ação se torna fundamental.
Pensando nisso, preparamos um material completo, que irá te guiar na elaboração de um planejamento eficaz, preparado para atender aos apontamentos fornecidos pela auditoria e, com isso, fortalecer a imagem e a credibilidade da companhia no mercado. Tudo isso, com dicas e exemplos práticos. Preparado? Então, acompanhe a leitura e fique por dentro!
Qual a importância de realizar uma auditoria interna?
Não há mistério: se você deseja fazer com que o seu negócio esteja sempre um passo à frente, é necessário realizar, com frequência, as chamadas auditorias internas. Em linhas gerais, esses processos não só servem para sinalizar possíveis riscos e falhas, mas especialmente promover uma cultura colaborativa na organização, visando a melhoria contínua das atividades.
Uma indústria de alimentos, por exemplo, que tem como costume a prática da auditoria interna, pode identificar, com facilidade, os potenciais pontos de contaminação em seu fluxo de produção.
Sendo assim, e atuando de maneira proativa, a companhia consegue proteger a saúde e o bem-estar dos clientes, evitando ainda as multas regulatórias e demais prejuízos de imagem.
Fora isso, as empresas que seguem com esse comprometimento têm maiores chances de conquistar a confiança do público, de potenciais investidores e, claro, de excelentes parceiros comerciais.
Ou seja, caso o seu negócio ainda não tenha criado um plano de ação com foco na auditoria, este é um ótimo momento para começar a corrigir lacunas ou aprimorar pontos com grande potencial de melhoria. Vale a pena considerar!
Os diferenciais da auditoria interna
Não é por menos que, cada vez mais, as empresas estão investindo na auditoria interna. Até porque, ao contar com esse recurso, é possível aproveitar uma série de benefícios operacionais e estratégicos, como:
ter uma visão detalhada e abrangente dos seus processos internos;
contar com a possibilidade de identificar falhas e riscos;
verificar se as normas regulatórias estão sendo cumpridas;
evitar penalidades e manter a empresa em constante conformidade, etc.
Como implementar plano de ação de auditoria? Os passos fundamentais!
Para atender aos apontamentos da auditoria, a organização precisará criar plano de ação. Entretanto, verdade seja dita: esse processo exige o máximo de organização, além de uma comunicação clara entre os envolvidos e o máximo de compromisso, independentemente do setor da empresa.
Porém, será que você sabe quais são as etapas que envolvem esse planejamento? Se “não”, confira as principais delas nos tópicos abaixo e aprenda como traçar um procedimento robusto, com foco nos melhores resultados.
Considere as áreas sinalizadas pela auditoria
Quando o assunto é auditoria e plano de ação, o ideal é começar entendendo, de fato, quais são os grandes apontamentos fornecidos pelo levantamento. Em resumo, isso envolve classificar os destaques por áreas ou por departamentos, sempre analisando a importância e a urgência de cada um deles.
Já para realizar uma checagem eficiente, você terá que considerar algumas práticas fundamentais. São elas:
organização dos dados: junte todos os apontamentos realizados pela auditoria, formando um documento completo e bem estruturado;
priorização: ao longo desse processo, analise o impacto de cada sinalização no fluxo operacional da empresa;
consultas: se necessário, converse com os gestores da organização, de cada área envolvida, para compreender as causas dos problemas.
Um exemplo prático
Para ilustrar, imagine a seguinte situação: uma auditoria identificou três diferentes problemas em uma loja de varejo, como:
falta de controle no estoque;
métodos de segurança ineficientes;
ausência de treinamento no time de vendas.
Com base nessas informações, o plano de ação deve ser produzido para englobar cada condição, de um jeito objetivo e personalizado. Nesse caso, também é possível utilizar ferramentas que tornem esse trabalho mais simples e otimizado, como os sistemas de gestão e as planilhas.
Determine metas alcançáveis para cada apontamento
De nada adianta implementar um plano de ação sem traçar metas que possam ser medidas ao longo do tempo. Aliás, uma ótima dica é determinar cada uma delas com base no famoso conceito SMART, cujo objetivo é garantir metas: Específicas, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e Temporais.
Mas, por que investir nessa ideia é tão relevante? Quando um plano de ação conta com metas definidas, todos os envolvidos no projeto conseguem ter mais foco, facilitando a avaliação do desempenho com o passar do tempo. Além disso, esse detalhe é excelente para equilibrar as expectativas de todas as frentes.
Um exemplo prático
Ainda falando sobre a loja de varejo do exemplo anterior. Nessas condições, as metas estipuladas no plano de ação poderiam envolver:
a redução das perdas do estoque em 15% em até 6 meses. Para isso, uma boa saída seria investir em um sistema de controle automatizado;
a reavaliação dos processos de segurança, até o fim do trimestre, e contando com o acompanhamento de empresas terceirizadas;
a realização de treinamentos mensais para o time de vendas, com monitoramento e avaliação de desempenho.
Indique os responsáveis para a execução do plano
Se a ideia é criar plano de ação com eficácia e excelência, outra recomendação é definir quem serão os responsáveis por executar cada tarefa ou cumprir cada meta.
A princípio, pode até parecer algo irrelevante, mas, com o passar do tempo, esse cuidado ajudará a minimizar o risco de ambiguidades, além de garantir que todos os envolvidos estejam por dentro do assunto, compreendendo como a sua participação é relevante para a conquista de melhores resultados.
No entanto, não basta simplesmente delegar as atividades para qualquer indivíduo da empresa. Em vez disso, o ideal é saber como definir essas responsabilidades, seguindo algumas indicações:
escolha uma pessoa ou um time específico para cumprir cada tipo de tarefa;
tenha a certeza de que os responsáveis pela execução têm ferramentas e autonomia o suficiente para desenvolver o que foi determinado;
crie canais claros de comunicação;
organize reuniões periódicas para acompanhar o desenvolvimento do projeto, a fim de obter atualizações e feedbacks.
Um exemplo prático
Se o problema for o controle de estoque, a recomendação é designar o gestor de operações para ser o responsável pela adoção de um sistema automatizado para o inventário.
Em contrapartida, no caso dos treinamentos das equipes, o setor de Recursos Humanos pode tomar a liderança das atividades, encontrando as melhores práticas para capacitar cada colaborador.
Tenha ao lado os melhores parceiros e fornecedores
Com as altas demandas e a correria do dia a dia em uma organização, é normal que os responsáveis por criar plano de ação não consigam encontrar soluções para resolver internamente todos os apontamentos da auditoria.
Quando isso acontece, a recomendação é contar com parceiros de confiança e especializados no assunto, ideais para te ajudar a conquistar um grande diferencial no mercado.
Não sabe como encontrar bons fornecedores? Para tanto, procure por empresas que tenham um histórico de sucesso, além de boas referências em seu setor de atuação. Também é válido checar se os parceiros têm o poder de suprir as necessidades do seu negócio, proporcionando soluções personalizadas e acompanhamento contínuo.
Um exemplo prático
Para entender melhor, imagine que, após realizar a auditoria, foi indicado que a empresa atualizasse os seus sistemas de Tecnologia da Informação (TI), a fim de ampliar a segurança de dados e diminuir qualquer risco.
Logo, uma ótima saída é contratar uma organização especialista no tema, pronta para promover soluções tecnológicas e fazer com que o seu negócio tenha acesso aos melhores recursos e ferramentas disponíveis no momento.
Ainda aqui, lembre-se de sempre fechar negócios utilizando contratos claros, com termos bem especificados. Tal atenção é essencial para garantir que as expectativas sejam atendidas, principalmente no que diz respeito aos prazos e qualidade de serviço.
Como foi possível notar ao longo desta leitura, criar plano de ação de um modo eficiente é o melhor caminho para atender aos apontamentos fornecidos pela auditoria. Essa também é uma grande oportunidade para os empresários e gestores que desejam transformar os obstáculos em melhorias, fazendo com que o seu negócio decole de vez.
Ao identificar as áreas críticas, ainda é possível determinar metas claras, eleger responsáveis por diferentes tarefas e contar com parceiros para solucionar uma série de problemas, melhorando o seu posicionamento de mercado.
Gostou de entender mais sobre como criar plano de ação? Aqui, na Premium Bravo, acreditamos que os bons resultados de uma auditoria vão muito além de simples relatórios — mas sim, são efeitos que podem ser vistos na ação.
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