Fazer um inventário de estoque é um cuidado fundamental para toda e qualquer empresa, sobretudo aquelas que desejam ter um controle maior sobre os seus ativos. Além disso, tal prática é ideal para otimizar as atividades internas, além de aumentar significativamente o retorno do investimento. Ou seja, podemos dizer que esse tipo de processo não somente agiliza a gestão do estoque, como também é o caminho perfeito para evitar problemas, como falta de mercadorias.
Mas, vamos abrir o jogo? Para que o inventário de estoque seja, de fato, eficiente, é preciso abraçar algumas práticas especiais. Nessa lista, destacamos o uso da tecnologia correta, além de investir em hábitos que façam com que a equipe permaneça alinhada com os processos. Assim, se você não sabe por onde começar, este é um ótimo momento.
Neste post, vamos falar sobre a importância de um inventário de estoque bem estruturado, além dos principais métodos para implementar essa ferramenta em um negócio. É só continuar acompanhando a leitura e descobrir!
Qual a importância de um inventário de estoque bem estruturado?
Antes de tudo, responda à pergunta: você sabe qual a importância de contar com um inventário de estoque bem estruturado? De modo geral, podemos dizer que este é um recurso essencial para quem deseja realizar uma gestão de estoque eficiente.
Afinal, estamos falando de uma ferramenta que possibilita que a organização tenha uma visibilidade muito mais ampla a respeito de seus ativos — algo essencial na hora de tomar decisões estratégicas.
Já com um inventário completo, os gestores de uma empresa conseguem aproveitar uma série de diferenciais. Abaixo, te contamos brevemente a respeito dos principais deles.
Evitar falta ou excesso de estoque: o controle correto é o melhor caminho para garantir uma quantidade equilibrada de mercadorias. Ou seja, nem mais, nem menos. Com isso, é possível evitar custos superficiais com armazenamento, perdas ou, até mesmo, por falta de itens;
Identificar produtos de baixa procura: sabe aqueles produtos que não são tão vendidos? Eles podem ser identificados com um inventário de estoque bem estruturado. Até porque, essa ferramenta permitirá que os gestores identifiquem quais são esses itens e, a partir disso, tomem as melhores medidas para reduzi-los;
Otimização de ponto de pedido: entender quanto e quando comprar algo é uma prática essencial para manter o estoque em perfeito estado, reduzindo custos e assegurando a disponibilidade de todos os produtos;
Melhorar relacionamentos: tanto os clientes, quanto os fornecedores podem se beneficiar dessa modalidade. O motivo? Com o inventário de estoque será possível obter informações detalhadas sobre os produtos disponíveis e, a partir disso, negociar as melhores condições de compra e venda, além de oferecer prazos de entrega interessantes aos consumidores.
Como a empresa pode implementar um sistema de controle de estoque eficiente?
Agora, temos uma boa notícia. Implementar um inventário de estoque eficiente é mais fácil do que você imagina. Ao longo desse processo, porém, será preciso ter atenção aos detalhes, a fim de garantir a precisão e a organização de todo o processo. O primeiro passo? É escolher um sistema adequado para essa finalidade.
Atualmente, o mercado de tecnologia está super desenvolvido e, logo, você não terá dificuldade em encontrar soluções altamente eficazes, indo desde simples planilhas até softwares mais robustos. A escolha, porém, dependerá unicamente do tamanho da organização e, claro, da complexidade do seu estoque.
Em seguida, vem o momento de definir as categorias. Na prática, isso significa que será preciso organizar todos os produtos em categorias e, posteriormente, utilizar códigos de barras ou, quem sabe, QR codes, para tornar esse processo de identificação muito mais assertivo.
Com tudo pronto, você já poderá integrar o sistema do inventário de estoque com outras áreas da empresa. É importante ter em mente que esse núcleo precisará estar em constante contato com alguns departamentos específicos, como o de vendas, de compras e o financeiro. Apesar de parecer algo simples, tal cuidado é essencial para garantir que todas as informações sigam sempre alinhadas.
Por fim, ainda é interessante estabelecer procedimentos padrão. O que isso significa? Que será preciso definir processos muito bem claros, seja para a entrada, a saída ou a movimentação de produtos. A ideia, portanto, é ter a certeza de que as suas operações estão registradas corretamente. Não se esqueça!
Como a tecnologia pode facilitar o processo de inventário de estoque?
Verdade seja dita: vivemos em um mundo totalmente tecnológico. E como não poderia ser diferente, as inúmeras inovações também podem ser bastante úteis para facilitar o processo de inventário de estoque.
Estamos falando de ferramentas modernas, responsáveis não somente por tornar um processo mais ágil, mas que aumentam — e muito! — a precisão, minimizando diversos possíveis erros humanos.
Aliás, separamos algumas boas dicas que podem te guiar ao longo da procura por uma tecnologia eficiente para essa finalidade. Veja só as nossas recomendações!
Gestão de estoque: plataformas como Enterprise Resource Planning (ERP) são excelentes para controlar o estoque integradamente, unindo os setores de compras, vendas e finanças;
Leitores de Códigos: são dispositivos responsáveis por agilizar a contagem de mercadorias e, com isso, reduzir significativamente o índice de erros durante um fluxo operacional;
Automação: sistemas automatizados e sensores vêm sendo bastante utilizados para monitorar os estoques em tempo real. Desse modo, as tecnologias enviam alertas sobre movimentações suspeitas ou até níveis críticos;
Análise de dados: recursos de Business Intelligence (BI) são excelentes para mapear tendências, fazer a previsão de demandas e, claro, otimizar o ponto de pedido. Vale a pena considerar!
Como a organização de processos internos contribui para a precisão do inventário?
Não podemos falar sobre o inventário de estoque sem citar a organização dos processos internos. Até porque, procedimentos bem definidos e, consequentemente, documentados, são ideais para garantir que todas as fases desse trâmite sejam seguidas da maneira esperada.
E entre tantas boas práticas recomendadas, mencionamos a padronização. Isso mesmo! Para ter mais agilidade, o ideal é desenvolver manuais e checklists para todas as tarefas que envolvam o estoque — seja na recepção de produtos ou na própria expedição.
Depois, vem o momento de separar as funções. Ou seja, de delegar responsabilidades para diferentes profissionais da equipe, a fim de evitar conflitos de interesse, acúmulo de tarefas e, claro, ter muito mais controle.
Aqui, ainda é importante destacar a importância da auditoria ao longo desse processo. O ideal é que os gestores realizem análises periódicas, com foco em verificar se o inventário de estoque está garantindo resultados precisos, bem como se há algum tipo de falha que mereça atenção redobrada.
Tudo isso, sem esquecer de prezar pela comunicação. Até porque, de nada adianta investir em todas essas sugestões se, no fim das contas, o processo não conta com um fluxo de comunicação claro e objetivo entre todos os setores envolvidos no inventário de estoque, tais quais o setor de logística, de compras e de vendas. Combinado?
Qual a importância da periodicidade na realização do inventário de estoque?
Outro cuidado que não pode passar despercebido é a periodicidade do inventário de estoque — um cuidado essencial para garantir a confiabilidade dos dados, além da precisão de todas as análises realizadas.
Já conforme o tamanho e a complexidade do estoque, a organização ainda poderá escolher por diferentes frequências. Descubra quais são elas.
Frequência anual: é indicada para empresas pequenas, como startups, ou que tenham estoques pouco dinâmicos;
Frequência trimestral ou mensal: é recomendada para organizações com um grande volume de mercadorias, além de alta movimentação;
Frequência rotativa: é a contagem de somente uma parcela do estoque por período. Com essa modalidade, é possível reduzir o seu impacto operacional;
Frequência em tempo real: muito utilizada por organizações que contam com sistemas automatizados, em que o estoque é atualizado a todo instante.
Em resumo: a escolha da frequência do inventário de estoque precisará considerar diferentes fatores importantes. O volume das vendas, a capacidade do time responsável e, inclusive, a sazonalidade são bons exemplos disso.
Dica extra: a importância do treinamento
Um time capacitado é um dos grandes pilares para que o inventário de estoque seja um sucesso. Não por menos: colaboradores bem treinados e alinhados com os processos da empresa ajudam a garantir mais precisão e eficiência.
Para isso, considere realizar treinamentos frequentes, informando sobre o uso de sistemas, procedimentos de contagem e boas práticas. Nessa etapa, a cultura do feedback também é excelente para reconhecer os bons resultados e, sempre que possível, corrigir falhas.
Como vimos ao longo desta leitura, o inventário de estoque vai muito além do que um simples recurso para fazer a contagem de produtos. Mas sim, trata-se de uma ferramenta valiosa, com foco estratégico e capaz de impactar diretamente a gestão de uma empresa, assim como os seus resultados.
Ao adotar essa abordagem, a empresa estará mais bem preparada para enfrentar os desafios do mercado e maximizar o retorno sobre o investimento.]
E então, gostou de entender mais sobre a importância do inventário de estoque e como incluir essa ferramenta em suas operações? Esperamos que sim!
Caso queira continuar se aprofundando no assunto ou, simplesmente, precise de uma ajuda profissional nesse processo, aproveite para entrar em contato conosco. O time da Premiumbravo.