O inventário patrimonial é o primeiro passo para uma gestão empresarial de sucesso. Isso porque são os bens de uma instituição que fazem com que ela se movimente e permitem que seus produtos sejam feitos ou seus serviços entregues. Nesse sentido, garantir um gerenciamento de recursos pode trazer os mais diferentes benefícios para o seu negócio..
Pensando nisso, preparamos este artigo para explicar para você um pouco mais sobre o que é e como funciona esse processo, quais são seus benefícios e como realizá-lo, na prática. Continue a leitura e entenda mais sobre o tema!
O que é inventário patrimonial?
O primeiro passo para entender o conceito de inventário patrimonial é compreender o significado de bens patrimoniais. Resumidamente, eles são os ativos que colaboram para o funcionamento de determinada empresa, ou seja, são aqueles itens que a instituição utiliza para prestar seus serviços ou para produzir os produtos vendidos por ela.
Nesse sentido, o inventário patrimonial nada mais é do que a gestão dos objetos que compõem o patrimônio de um negócio e, em alguns casos, de uma pessoa. Nele, é realizado um levantamento e registro dos bens da pessoa física ou jurídica, visando controle e organização.
Além de identificar os itens que aquela empresa possui, esse procedimento também serve para categorizar cada um referente a sua função e o seu estado de conservação atual.
Todo esse processo de inventário resulta em um documento listando todas as características citadas anteriormente, que serve tanto para a gestão operacional da corporação quanto para sua contabilidade.
Quais são os tipos de bens patrimoniais?
Para entender bem como o inventário patrimonial é feito, é importante conhecer os dois diferentes tipos de bens patrimoniais. Confira quais são eles a seguir!
Bens de consumo
Como o próprio nome já diz, os bens de consumo são aqueles itens adquiridos com o propósito de serem consumidos em um período de até um ano. Nesse tipo estão objetos como produtos de limpeza, materiais de escritório, alimentos e até mesmo peças de reposição.
Bens permanentes
Já os bens permanentes são aqueles comprados para ficarem dentro da empresa indefinidamente. São o que a contabilidade chama de “ativos imobilizados”, ou seja, aqueles que costumam ter uma vida útil superior a 12 meses e que, normalmente, geram benefícios econômicos para a empresa.
Dentro desse tipo existe uma subclassificação, que divide essa categoria em duas partes:
os bens tangíveis — que existem fisicamente e podem, por exemplo, ser tocados. São computadores, móveis, máquinas, automóveis, utensílios e equipamentos em geral;
os bens intangíveis — imateriais, que não podem ser tocados. São marcas comerciais, softwares e direitos autorais, por exemplo.
Resumidamente, os bens de consumo duram até 12 meses, e os permanentes mais do que isso.
Quais são os benefícios de fazer o inventário patrimonial?
Realizar o inventário patrimonial é indispensável para empresas por diferentes motivos, desde a melhor gestão interna até a prevenção de riscos. Entenda quais são os benefícios desse procedimento a seguir!
Auxilia na organização interna
Um motivo um pouco óbvio, mas que é importante ser citado, é que o inventário patrimonial auxilia na organização interna da empresa. Isso porque ajuda você a entender a real situação do seu negócio e dos bens que ele possui, facilitando a gestão interna e incentivando a adoção de novas práticas.
Melhora a conservação e segurança dos bens
Ter noção sobre a condição dos equipamentos empresariais pode ajudar você a garantir que eles estejam sempre em bom funcionamento.
Afinal, quando alguém percebe que tem, por exemplo, o mesmo computador há 10 anos, é comum ter dúvidas se ele está funcionando da mesma maneira que antes ou até se está desempenhando todas as funções que poderia atualmente.
Além disso, para o caso da contratação de seguro de objetos, a gestão de patrimônio pode auxiliar a garantir a precisão desse serviço. Isso tanto antes de contratar, para entender as reais necessidades do seu negócio, quanto depois, para assegurar que seus direitos serão cumpridos.
Contribui para o controle financeiro da empresa
Existem dois principais motivos de o inventário patrimonial ajudar a garantir o financeiro de uma empresa. Primeiro, porque o levantamento correto dos bens de um negócio garante que o balanço patrimonial dele será feito de maneira correta e com credibilidade, evitando problemas fiscais.
Segundo, porque os dados levantados durante esse procedimento podem servir como suporte ao fazer um pedido de financiamento empresarial, caso necessário, ajudando a fornecer informações mais precisas sobre as garantias que sua instituição tem.
Ajuda na prevenção de fraudes e perdas
A realização de um inventário patrimonial pode auxiliar a implementar diversas medidas que garantam a segurança da sua empresa, tais como:
controle da localização dos bens — o que ajuda a encontrá-lo caso necessário;
fiscalização do histórico de manutenções tanto preventivas quanto corretivas;
identificação do responsável por determinado objeto — que serve para itens que saem da empresa, como carros ou computadores institucionais, por exemplo;
concretização de medidas e normas preventivas para evitar o extravio dos bens.
Toda essa gestão de patrimônio ajuda a minimizar o risco de fraudes ou perda de itens, que causam prejuízos para sua organização. Sendo assim, além de gerar segurança, esse processo também ajuda a economizar.
Facilita a tomada de decisões estratégica
Conhecer profundamente os processos da sua empresa, incluindo os bens patrimoniais que ela possui, como são usados e qual seu estado, ajuda a tomar melhores decisões, principalmente relacionadas à manutenção e recompra desses mesmos objetos.
Por exemplo, ao sempre saber o momento certo de reestocar produtos de escritório, você garante que eles nunca faltem ou que não haja um gasto desnecessário com isso.
Qual a periodicidade recomendada para realizar o inventário patrimonial?
Não existe uma fórmula mágica referente à periodicidade para realização do inventário de patrimônio, o ideal é observar as necessidades que sua empresa tem nesse sentido.
Entretanto, a maioria dos negócios realiza esse tipo de procedimento uma vez a cada 2 ou 3 anos. Existem também empresas, geralmente aquelas com alta movimentação de bens, que fazem todo ano. Também tem instituições que optam por executar esse tipo de análise em intervalos de tempo maiores, pois não movem tanto estoque.
O importante é que isso seja feito com certa frequência e por alguém que tenha habilidade suficiente para garantir sua conformidade, ou seja, por um especialista ou empresa terceirizada.
Como fazer o inventário patrimonial, na prática?
Para fazer o inventário de estoque é preciso seguir inúmeros procedimentos, a fim de garantir sua eficácia, o que pode ser desafiador. Pensando nisso, separamos algumas dicas de como você pode realizar esse processo. Confira!
Realize um planejamento detalhado
O primeiro passo de qualquer planejamento é a análise. Por isso, antes mesmo de partir para as estratégias de ação, você precisa avaliar a situação da sua empresa. Mais especificamente, você precisa verificar, caso tenha, os inventários anteriores e os dados já disponíveis a respeito dos bens do seu negócio.
A partir disso, você terá informações suficientes para começar a criar o plano de execução para o inventário patrimonial.
Faça um levantamento de campo
Esse segundo passo é, basicamente, a prática do inventário patrimonial. Nele, você precisa contar os objetos que sua empresa possui e definir suas características. Entre os principais aspectos a serem avaliados estão:
tipo de bem;
quantidade;
estado de conservação atual;
locais de armazenamento;
dados sobre os itens;
função e quem utiliza.
Essa etapa pode ser um pouco complexa, por isso, uma dica é separar o levantamento a ser feito por setores. Além de ajudar na própria contagem, também auxilia na organização do documento final.
Vale lembrar que, caso sua empresa tenha um inventário antecedente, é preciso comparar os resultados atuais com o documento anterior, a fim de verificar tanto se o último estava atualizado quanto se não está faltando nada no atual.
Implemente normas e procedimentos
Nenhum dos benefícios citados anteriormente será cumprido se você não fizer essa etapa do inventário patrimonial.
Nesse sentido, é importante que você avalie o resultado e verifique a possibilidade de criação de regras e procedimentos que visem melhorar o modo como os bens da empresa se movimentam, ou seja, como são comprados, descartados, inutilizados ou doados.
Elabore relatórios finais
Após concluir toda essa análise, é preciso redigir um relatório que descreva tudo o que foi visto. Nesse documento, é essencial que algumas informações estejam contidas, tais como:
identificação do item;
descrições e características;
planilhas de controle;
imagens;
propostas de normas;
proposta de manual de orientação.
Conte com uma ajuda especializada
Contar com um especialista ou empresa experiente é o melhor caminho para realizar um inventário patrimonial de sucesso. Afinal, todos os procedimentos que você conheceu aqui, neste artigo, os peritos já sabem e já fizeram algumas ou várias vezes.
Agora que você entende o que é inventário patrimonial, como ele funciona, por que ele pode trazer tantos benefícios para seu negócio e como você pode colocá-lo em prática, está na hora de pôr a mão na massa e garantir que toda a gestão da sua empresa seja bem-sucedida.
Gostou do artigo e está pronto para fazer o inventário patrimonial da sua organização? Então, entre em contato conosco agora mesmo!